「Gmail」アプリは機能が豊富で操作も簡単。基本から応用まで便利な使い方を紹介
「Gmail」アプリは機能が豊富で操作も簡単。基本から応用まで便利な使い方を紹介

「Gmail」アプリは機能が豊富で操作も簡単。基本から応用まで便利な使い方を紹介

2024.03.25

「Gmail」アプリは機能が豊富で操作も簡単。基本から応用まで便利な使い方を紹介

「Gmail」は Google が提供する無料のメールサービスおよびアプリの名称です。Android スマホにはあらかじめ Gmail アプリがインストールされているため、すぐに使い始めることができます。また、他の Google のアプリやサービスとも連携しやすく、より快適で便利なスマホライフを実現するでしょう。本記事では、Gmail の概要や基本的な使い方、便利な機能、連携できるアプリ、困ったときの対処法などを紹介します。

簡単で便利な Gmail とは?

Google が提供するメールサービスの「Gmail」は、Google フォトや Google ドライブと合わせて 15 GB の容量まで無料で使えます。Android スマホには最初から Gmail アプリがインストールされており、メール(mail)の「M」をかたどったアイコンをタップするだけで、すぐに使用が可能です。この章では、Gmail の簡単で便利なポイントを説明します。

簡単で便利な Gmail とは?

設定不要で簡単スタート

Gmail を使うときには、最初に難しい設定は必要ありません。Android スマホの初回起動時に、ほとんどの場合は Google アカウントを入力すると思いますが、そのアカウントが Gmail アプリに自動で追加されるからです。そのため Gmail のアイコンをタップするだけで、すぐに使い始められます。

パソコンからも簡単アクセス

Gmail は、インターネット接続さえあれば、どこからでも容易にアクセスできます。スマホやタブレットの Gmail アプリからはもちろん、パソコンではウェブ版の Gmail からの使用が可能です。そのため、スマホを忘れてきたり、紛失したりしても、他のデバイスから Gmail にアクセスすることができ、メールがチェックできなくて困る、といったことは起こりません。

※他のデバイスから最初にアクセスするときは、Googleアカウントとパスワードの入力や、2 段階認証に使用しているデバイスやセキュリティ キーが必要です。

スマホの機種変更も簡単

Gmail の過去に送受信したメールや連絡帳などのデータは、Google のサーバーに保存されています。そのため、機種変更で乗り換える際にデータの移行を気にする必要はなく、お使いのアドレスでログインするだけですぐに機種変更前と同じ状態から使い始められます。また、万が一スマホを紛失しても、データはサーバーにあるので安心です。

Gmail アプリの基本的な使い方

スマホで簡単に使える Gmail ですが、パソコンからもアクセスできるだけあって、本格的な機能もしっかり搭載しています。この章では、Gmail アプリの基本的な使い方を解説します。

Gmail アプリの基本的な使い方

Gmail を起動すると?

Gmail を起動すると、最初に表示される画面は [受信トレイ] です。受信トレイが [メイン]、[プロモーション]、[ソーシャル] などのカテゴリに分かれている場合は、[メイン] が表示されます。

また、画面左上のメニューアイコン(左下の画像)をタップすると、メニュー(右下の画像)が表示され、さまざまな操作が可能です。メニューには [受信トレイ] を始め、[スター付き]、[送信済み]、[下書き]、[迷惑メール]、[ゴミ箱] などのラベル(ハッシュタグのようなもの)、[連絡先] などの連携アプリ、[設定] などの項目が並びます。

左: メニューアイコン、右: メニュー

左: メニューアイコン、右: メニュー

メールを作成・送信するには?

メールの作成や送信は、とても簡単です。入力が面倒な宛先のメールアドレスも、連絡先に登録されていたり、すでにやりとりしたことがある宛先であれば、名前やメールアドレスを 1 文字入力するだけで候補が表示されます。

【メールの作成・送信の方法】

  1. Gmail アプリを起動
  2. [作成] をタップし、新規メールを作成(左下の画像)
  3. [From] をタップして、アカウントを選択(複数のアカウントを登録している場合のみ)
  4. [宛先] をタップして、宛先を入力
  5. [件名] をタップして、件名を入力
  6. [メールを作成] と書かれている部分をタップし、メールの内容を入力
  7. 送信アイコン(紙飛行機マーク)をタップ(右下の画像)

左: [作成]、右: 送信アイコン(紙飛行機マーク)

左: [作成]、右: 送信アイコン(紙飛行機マーク)

ファイルを添付したい場合は、送信アイコン(紙飛行機マーク)の左にある添付アイコン(クリップマーク)をタップしてください。

また、メールを作成すると自動的に一時保存されます。書きかけのメールは、メニューの [下書き] に分類されるので、その中から該当のメールをいつでも編集できます。なお、送信されたメールを確認するには、メニューの [送信済み] をタップすると表示されます。

受信メールに返信・転送するには?

メールの返信や転送も、簡単に操作できます。受信したメールを開くと、最下部に [返信]、[全員に返信]、[転送](左下の画像)があり、そこから選んでタップするだけです。また、受信メールの内容によっては返信文の候補(右下の画像)が表示されることもあります。

左: [返信]、[全員に返信]、[転送]、右: 返信文の候補

左: [返信]、[全員に返信]、[転送]、右: 返信文の候補

大切なメールにはスターを付けて

受信トレイにメールがたまってくると、大切なメールがまぎれてしまい、メールが探せなかったり、探し出すのに時間がかかったりします。これらを解消する方法が、「スター(☆)」機能です。

メールの右側にあるスターアイコン(☆)をタップすると色が付き(左下の画像)、目印となります。同時にメニューの [スター付き] に分類されるので(右下の画像)、大切なメールに素早くアクセスできます。用が済んだら、色付きのスターアイコン(★)をタップして、スターを外すとよいでしょう。

左: スターアイコン、右: メニューの [スター付き]

左: スターアイコン、右: メニューの [スター付き]

Gmail の便利な機能の使い方

ここまでで紹介した操作ができれば、普通に使う分には困ることなくメールを利用できるでしょう。この章からは、知っておくとさらに便利な機能を紹介します。

メールの送信日時を指定する機能

先にメールの作成だけをしておき、後で特定の日時に自動で送信することもできます。たとえば、誕生日を祝うメッセージを日付が変わると同時に送りたいときや、夜中にメールを書いたけれど相手が起きている時間に届けたいときなどに便利な機能です。

【日時指定の方法】

  1. Gmail アプリを起動
  2. 画面右下の [作成] をタップし、新規メールを作成
  3. 画面右上にあるその他アイコン(︙)をタップ
  4. [送信日時を指定] をタップ(左下の画像)
  5. 送信日時の候補から選択(右下の画像は一例で、操作時間によって候補は変わります)

左: [送信日時を指定]、右: 送信日時の候補

左: [送信日時を指定]、右: 送信日時の候補

なお、[送信日時を指定] をタップすると、すぐに送信が準備されてしまうので、すべてを入力した後に行いましょう。後で送信をキャンセルしたい場合は、下記の手順です。

【日時指定のキャンセル方法】

  1. Gmail アプリを起動
  2. 画面左上のメニューアイコン(≡)をタップ
  3. [送信予定] をタップ
  4. 目的のメールをタップ
  5. 最下部の [送信キャンセル] をタップ
  6. メールが [送信予定] から [下書き] へ自動的に移動

受信トレイを整理するアーカイブ機能

メールを削除したくはないけれど、受信トレイに残したくない場合は、そのメールを左か右にスワイプしましょう。これは「アーカイブ」という機能で、受信トレイから消せますが、Gmail から削除したわけではないため、メニューの [すべてのメール] から見ることができます。

また、[受信トレイ] に戻したい場合は、メールをタップして選択し、その他アイコン(︙)→ [受信トレイに移動] の順にタップしましょう。アーカイブ機能の詳しい使い方については、下記の記事をご覧ください。

フォルダ分けに便利なラベル機能

Gmail にはフォルダがないため、フォルダ分けをしたい場合は「ラベル」機能を使います。ラベルはハッシュタグに似た機能で、たとえば [家族] や [仕事] などのラベル(左下の画像)を作成し、メールに付けること(右下の画像)ができます。メニューのラベル(左下の画像)をタップするだけで、そのラベルが付いたものを簡単に抽出できて便利です。

左: メニューのラベル、右: メールにつけられたラベル

左: メニューのラベル、右: メールにつけられたラベル

このようにラベルはフォルダ分けと似た役割を果たしますが、1 つのメールに複数のラベルを付けることができたり、ラベルを色分けして見やすくできたりなど、フォルダより便利に使えるでしょう。

また、メールにラベルを付けたり、違うラベルに変更したりなどの操作はスマホからもできますが、ラベル自体の作成・編集・削除にはパソコンの Gmail からの操作が必要です。ラベル機能の詳しい使い方については、下記の記事をご覧ください。

メール検索に便利なフィルタ機能

メールを探したいときは [メールを検索] を使いましょう。検索バー(左下の画像)にキーワードを入れるだけで簡単に使えますが、検索バーをタップすると表示される「フィルタ」(右下の画像)を使って検索条件を指定することも可能です。

左: 検索バー、右: フィルタ

左: 検索バー、右: フィルタ

フィルタには [ラベル]、[From]、[宛先]、[添付ファイル]、[日付]、[未読]、[カレンダーの更新情報を除外] があり、検索条件を詳細に指定することで目的のメールに素早くアクセスできます。検索機能の詳しい使い方については、ヘルプセンターの Gmail で検索するをご覧ください。

ラベルとフィルタで自動振り分けも簡単

前述したラベルとフィルタの機能を使って、メールの「自動振り分け」が可能です。たとえば、仕事関係者のメールアドレスを指定して [仕事] のラベルに、「プロジェクト A」のキーワードを指定して [プロジェクト A] のラベルに振り分けるなど、事前にフィルタを作成しておくことで、受信されたメールは自動で振り分けられます。

また、フィルタは、送信元、件名、本文、キーワード、日付など、さまざまな条件で指定することができます。これにより重要なメールを見逃すことなく、効率的に管理できるでしょう。

なお、自動振り分けの設定にはパソコンの Gmail からの操作が必要ですが、パソコンで作成された自動振り分けの設定はスマホの Gmail アプリにも自動で反映されます。自動振り分けの詳しい使い方については、下記の記事をご覧ください。

複数のアカウントを一元管理

Gmail では、複数の Google アカウントによる Gmail アドレスを一緒に管理することができます。それだけでなく、他のプロバイダのメールアドレスなども一元管理が可能です。アカウントの追加や切り替えは、下記の手順で簡単にできます。

【アカウントの追加方法】

  1. Gmail アプリを起動
  2. 画面右上のアカウント アイコンをタップ(左下の画像)
  3. [別のアカウントを追加] をタップ
  4. メール セットアップ画面でメールの種類を選択(右下の画像)
  5. それぞれ指示された方法どおりに入力

左: アカウントアイコン、右: メール セットアップ画面

左: アカウントアイコン、右: メール セットアップ画面

【アカウントの切り替え方法】

  1. Gmail アプリを起動
  2. 右上のアカウント アイコンを上か下へフリック、またはアカウント アイコンをタップして表示されたリストから選択

複数の予備メールを持てるエイリアス機能

Gmail では一つの Google アカウントで複数のメールアドレスを持つことができる「メール エイリアス」という機能があります。通常の Gmail のアドレスの「@」の前に「 +(半角プラス)」をつけて任意の文字列を追加するだけで、用途によってメールアドレスを使い分けることが可能です。

たとえば「yourname@gmail.com」というアカウントを使用している場合、仕事用に「+work」を付けて「yourname+work@gmail.com」などのサブアドレスを作成できます。これらのメール エイリアスはすべて「yourname@gmail.com」で一元管理できるので便利です。

この「アカウント名+〇〇@gmail.com」のアドレスで受信するには特に設定は必要ありませんが、そのアドレスから送信や返信をしたい場合はパソコンの Gmail で「エイリアスの追加」を設定する必要があります。Gmail のエイリアス機能の詳しい使い方については、下記の記事をご覧ください。

Gmail で簡単に連携できるアプリ

Gmail は、他の Google のアプリやサービスとも連携しやすいのも大きな特長です。この章では、連携できるアプリの概要や使い方について説明します。

Gmail で簡単に連携できるアプリ

「連絡帳」でアドレス管理

Gmail にはアドレス帳がなく、代わりに「連絡帳(Google コンタクト)」という使い勝手の良いアプリと連携し、自動的にバックアップされます。Gmail アプリからはメニューの [連絡先] から連絡帳アプリにアクセスし、連絡先の追加・編集・削除が行えますが、パソコンの「連絡先」でも操作ができるため非常に便利です。連絡帳の詳しい使い方については、下記の記事をご覧ください。

「Google Meet」でビデオ通話やビデオ会議

ぜひ覚えておきたい Gmail の機能にビデオ通話があり、画面下部のカメラアイコンをタップするとビデオ通話アプリの「Google Meet」が起動します。カメラとマイクをオンにすれば、相手の顔を見ながら通話やミーティングなどが可能です。

【新しい会議の開催方法】

  1. Gmail アプリを起動
  2. 画面右下のカメラアイコンをタップ(左下の図)
  3. [新しい会議] をタップ
  4. [会議の共有リンクを取得] をタップ
  5. 「作成した会議のリンク」の [招待状を共有] をタップ
  6. 会議参加者にメッセージや Gmail でリンクを送信
  7. Google Meet に戻り、会議リストから会議を選択(右下の図)
  8. [参加] をタップして会議に参加

左: カメラアイコン、右: 会議のリンク

左: カメラアイコン、右: 会議のリンク

【コードを使用しての参加方法】

  1. Gmail アプリを起動
  2. Gmail 画面右下のカメラアイコンをタップ
  3. [コードを使用して参加] をタップ
  4. 他の参加者から送られてきたコードを入力
  5. [参加] をタップして会議に参加

【ビデオ通話の終わり方】

  1. 通話画面の下部にある受話器アイコンをタップ

Google Meet の詳しい使い方については、下記の記事をご覧ください。

「Google Chat」でチャット

Gmail では「Google Chat」を使ったチャットも可能で、メールとチャットをマルチタスクで行なうことができます。Gmail アプリで Google Chat を使うには、下記の方法で Chat を有効にする必要があります。

【Google Chat を有効にする方法】

  1. Gmail アプリを起動
  2. 画面左上のメニューアイコン(≡)をタップ
  3. 画面をスクロールして [設定] をタップ
  4. アカウントをタップ
  5. 画面をスクロールして「チャット」の [チャットタブを表示する](左下の画像)をタップ
  6. 画面下部にチャットアイコン(右下の画像)が表示されるようになり、それをタップするると Google Chat が起動

左: [チャットタブを表示する]、右: チャットアイコン

左: [チャットタブを表示する]、右: チャットアイコン

Google Chat の詳しい使い方については、下記の記事をご覧ください。

「スペース」でグループ チャット

Gmail では Google Chat の「スペース」を使ってグループ チャットも可能です。スペースではチャットだけでなく、ファイルやタスクもグループで共有できるため、ビジネスやプライベートのさまざまなコラボレーションに役立つでしょう。

【スペースの使い方】

  1. 前節の方法で Google Chat を有効にします
  2. 画面下部のチャットアイコン(左下の画像)をタップ
  3. スペース アイコン(右下の画像)をタップ

左: チャットアイコン、右: スペース アイコン

左: チャットアイコン、右: スペース アイコン

Google Chat のスペースの詳しい使い方については、下記の記事をご覧ください。

Gmail で困ったときの解決法

多機能で便利な Gmail ですが、使っているうちに困ってしまうこともあるかもしれません。この章ではよくある 4 つのケースについての解決法を紹介します。

迷惑メールに困ったら?

Gmail に迷惑メールが届いて困ったときは、「ブロック」機能を活用しましょう。簡単な操作で、相手を指定して [迷惑メール] に振り分けることも、その指定を解除することも可能です。Gmail のブロック機能の詳しい使い方については、下記の記事をご覧ください。

古いメールや不要なメールが増えたら?

Gmail に古いメールや不要なメールが増えてきて一括で削除したくなった場合には、フィルタ機能を使うと便利です。一括削除の詳しい方法については、下記の記事をご覧ください。

無料の保存容量がいっぱいになったら?

Gmail で使用する Google アカウントは、Google フォトや Google ドライブと合わせて 15 GB の容量までは無料です。保存するファイルが増えて容量が足りなくなった場合は、不要なデータを削除したり、外部ストレージへ保存したりなどの対策を取りましょう。特に Google フォトは保存容量を使いやすいので、もし削除したい場合は Google フォトはどのくらい保存できる? 容量が足りないときの対処法も紹介の記事をご覧ください。

また、「Google One」で保存容量を追加購入することも可能です。100 GB(月額 250 円)から手軽に始められ、最大 30 TB までの多彩なプランがラインナップされています。Google One の詳細については、下記の記事をご覧ください。

メールが届かなかったら?

Gmail でメールが届かなくて困ったときは、下記の原因が考えられます。

  • 操作を誤ってアーカイブされた( [すべてのメール] で閲覧可能)
  • 操作を誤って削除された( [ゴミ箱] で閲覧可能)
  • [プロモーション] や [ソーシャル] を設定している場合、それらに自動で振り分けられた( [プロモーション] や [ソーシャル] などで閲覧可能)
  • [迷惑メール] に自動で振り分けられた( [迷惑メール] で閲覧可能)

[すべてのメール] や [ゴミ箱] などには、メニューからアクセスできます。また、検索バーからメール検索してもよいでしょう。

もし上記で見つからない場合は、Gmail の保存容量が足りなかったり、メールアドレスが誤っていたりなどの理由から、そもそも受信されていないケースも考えられます。Gmail が届かない場合の解決法については、下記の記事やヘルプセンターの Gmail のメールが見つからないをご覧ください。

ビジネスもプライベートも、Gmail でコミュニケーションを活発に!

本記事では Gmail の概要や基本的な使い方、便利な機能、連携できるアプリ、困ったときの対処法などを紹介しました。Gmail アプリは Android スマホに最初からインストールされ、スマホのアカウントが自動で設定されるため、誰でも簡単に始められます。また、クラウドで管理されているため、パソコンやタブレットからもアクセスでき、スマホの機種変更も非常に簡単です。

無料のメールでありながら、送信日時の指定、自動仕分け、複数アカウントの一元管理など、多くの機能が備わっています。また、ビデオ通話アプリの「Google Meet」やチャットアプリの「Google Chat」などとも連携し、マルチタスクで利用できる点も見逃せません。ビジネスでもプライベートでも積極的に活用し、充実したコミュニケーションを図りましょう。

※本記事で紹介した内容は、Android のバージョンや機種によって異なる場合があります。

※本記事は、2024 年 1 月時点に Google Pixel 8(Android 14)で検証しました。

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