仕事の効率化に役立つ！ビジネス系アプリを紹介

パソコンで文書作成や表計算用のソフトウェアを使用している場合、スマホに同様の機能を持つアプリをダウンロードしておけば、出先や移動中の電車の中などで資料を確認できるでしょう。アプリによっては、スマホでの編集も可能です。

また、オンライン上で複数人の編集が可能なアプリであれば、外出先からリアルタイムで資料を更新することもできます。オンラインでの同時作業は時間や場所の制約を受けないため、テレワークの際にも役立つでしょう。

社外や社内の連絡にメールを使用している場合は、スマホでも業務用メール アカウントの送受信が可能なアプリをダウンロードしておくとよいでしょう。外回り中や電車内でもパソコンを開くことなく新着のメールをチェックし、その都度対応できます。

また、一つのアプリで複数のアカウントを切り替えられるメールアプリもあります。グループアドレスなどの複数のメールアドレスを利用している場合も、簡単に切り替えて使えるので便利でしょう。

社内のメンバーやクライアントとのファイルの共有には、クラウドでのファイル共有ソフトを使用することも多いでしょう。スマホにも同じファイル共有アプリをインストールしておけば、社外でもファイルを確認できます。

タスクやスケジュールの管理には、スケジュール管理アプリが役立ちます。とくに打ち合わせや商談といったアポイントの調整が必要な業務が多い場合、メンバー間の予定の把握には、デジタルでのスケジュール管理が適しているでしょう。

各自の予定を入力して共有できるアプリを活用すれば、わざわざ空き時間を確認する手間が省けます。ミーティングを設定する際、参加メンバーの予定が入っていない時間にスケジュールを追加するなど、業務連絡を効率化できるでしょう。

スキャナアプリも仕事の効率化につながります。たとえば、テレワークで自宅にスキャナがない場合でも、スキャナアプリがあればスマホで紙の書類などをスキャンしてメールやチャットで送付できるため、タスクを効率的に処理できるでしょう。

領収書なども、出先で受け取ったときにスキャンして保存することができて便利です。

Android のビジネス活用はこちらもチェック。もっと便利な使い方を Android ユーザーが動画で紹介。

CamScanner ※1 は、書類などを撮影して、PDF として保存できるアプリです。書類や写真を自動で検知して PDF 化するため、難しい手順は必要ありません。さらに、アプリが色味等を自動で補正してくれるので、一定の PDF の品質も担保されます。

※このアプリは Google Play エディターのおすすめからピックアップしています。

Google が提供している Google ドキュメントや Google スプレッドシート、Google スライドは、パソコンだけでなくスマホにもインストールして、ファイルの確認や編集ができます。

また、これらのアプリで作成したファイルは複数人でのタイムラグのない同時編集が可能です。他の編集者が作業している箇所は色付きで表示されるので、作業の重複も避けやすいでしょう。

スマホですきま時間に書類の確認や編集を行うことで、デスクワークの時間を削減できるかもしれません。

Gmail では、Gmail 以外のメールの閲覧、送信も可能です。Gmail アプリに仕事用のメールアドレスを追加しておけば、オフィス外でも速やかにメールの送受信作業を行えます。また、Gmail アプリではプロフィール アイコンをタップするだけでアカウントを切り替えられるので、簡単に複数の業務アドレスのメールを確認できます。

たとえば移動中に重要なメールが届いていても、スマホさえあればすぐに確認や返信ができるので、コミュニケーションもスムーズになるでしょう。

※ Gmail アプリに他のメール アカウントを追加する手順はヘルプセンターの Gmail アプリにメール アカウントを追加する をご覧ください。

Google ドライブは文書や表計算のファイルや写真、PDF などをクラウドで保存できるアプリです。パソコンだけでなくスマホにもインストール可能で、ドライブに保存したファイルをスマホからも確認できます。

従来のようにメールやメッセージにファイルを添付する必要がないため、情報共有を効率的に進められるでしょう。また Google ドライブはフォルダやファイルごとに共有相手を設定できるので、一つのアカウントで複数のプロジェクトのファイルを管理することも可能です。

Google カレンダーは、スケジュールの確認や管理ができるアプリです。パソコンやスマホ、タブレットなどの複数端末を同期して一つのカレンダーを管理できるため、外出中で手元にパソコンがなくても、スマホからスケジュールを確認したり新しい予定を追加したりできます。ToDo リスト機能もあり、日々のタスクを予定と同じ画面で管理できるため、効率的に仕事をこなすのにも役立つでしょう。

このほか、パソコンでカレンダーの共有設定をすると、どの日時に予定が入っているかを他のユーザーに共有することもできます。共有されたカレンダーを追加しておけば、スマホからも他のユーザーの予定を確認できるため、外出中でも日程調整がしやすいでしょう。

なお、カレンダーの共有設定はスマホの Google カレンダー アプリでは行えません。パソコンで他のユーザーにカレンダーを共有する手順については、ヘルプセンターの特定のユーザーとカレンダーを共有するをご覧ください。