見逃しを防ぐ！ Gmail でフォルダ分けや自動振り分けをしたいなら、ラベルとフィルタを活用しよう

Gmail にはフォルダがないため、フォルダ分けをしたい場合はラベル機能を使います。ラベルはハッシュタグに似た機能で、たとえば [仕事用] や [プライベート用]、[緊急] などのラベルを作成し、メールに付けることができます。

また、一つのメールに [仕事用] や [緊急] など複数のラベルを付けたり、ラベルを色分けして見やすくしたりすることが可能です。

なお、ラベルは画面左上のメニューアイコン（≡）をタップして表示されるメニューの中に並び、ラベル名をタップすると、そのラベルの付いたメールが一覧で表示されます。

メールにラベルを付ける操作は手動でもできますが、フィルタ機能を使うと自動で振り分けられるようになります。フィルタは特定の条件を指定してメールを絞り込んでくれる機能で、ラベルと組み合わせることで、特定の条件に該当するメールに自動でラベルを付けられます。

たとえば、会社のアドレスから届くメールには [仕事用] のラベルを、同窓会の言葉を含むメールには [プライベート用] のラベルなどを自動で付けられ、メールを効率的に分類できます。

ラベル機能を使うには、最初にラベルを作成する必要があります。ラベル名は自由に決めることができるため、[仕事用] や [プライベート用] など自分が管理しやすい名前でラベルを作成しましょう。また、ラベルの作成にはパソコンの Gmail からの操作が必要で、手順は以下のとおりです。

1. パソコンで Gmail を開きます
2. 画面左のメニューの「ラベル」の横にある [新しいラベルを作成]（＋）をクリックします

3. ラベル名を入力します
4. [作成] をクリックします

一つ一つのメールに、手動でラベルを付けることができます。この操作はパソコンとスマホの両方から可能ですが、スマホの Gmail アプリによる手順は以下のとおりです。

1. Gmail アプリを開きます
2. ラベルを付けるメールを開きます
3. 件名の後ろにあるラベル名（ [受信トレイ] や [ラベルを追加] など）をタップします

4. 付けたいラベルをタップします。一つのメールに複数のラベルを付けることも可能です

5. [OK] をタップします

なお、パソコンから操作する場合は、画面左のメニューにあるラベルにメールをドラッグすることで、簡単にラベルを付けられます。

すでにメールに付いているラベルを、別のラベルに付け替えることもできます。この操作はパソコンとスマホの両方から可能ですが、スマホの Gmail アプリによる手順は以下のとおりです。

1. Gmail アプリを開きます
2. ラベルを変更したいメールを開きます
   複数のメールのラベルを一括で変更する場合は、メールを開く前に一覧表示されるメール情報を長押しするか、送信者のプロフィール アイコンをタップして選択します
3. 右上の [その他アイコン（︙）] をタップします
4. [ラベルを変更] をタップします

5. ラベルを選択して変更します

なお、パソコンから操作する場合は、画面左のメニューにあるラベルにメールをドラッグすることで、簡単にラベルを付け替えられます。

ラベルを作成した後で、ラベル名の編集や削除をすることもできます。そのためにはパソコンの Gmail からの操作が必要で、手順は以下のとおりです。

1. パソコンで Gmail を開きます
2. 画面左のメニューに表示されているラベル名の上にカーソルを合わせます
3. その他アイコン（︙）をクリックします
4. ラベルを編集したい場合は手順 5 へ進み、ラベルを削除したい場合は手順 7 へ進みます
5. [編集] をクリックします
6. ポップアップが表示されたら「ラベル名:」を変更し、[保存] をクリックします
7. [ラベルを削除] をクリックします
8. ポップアップが表示されたら再度 [削除] をクリックします

なお、ラベルが削除されたメールは [すべてのメール] で見ることができます。

受信したメールに自動でラベルを付け、振り分けを自動化するには、フィルタを作成する必要があります。この操作はパソコンの Gmail からの操作が必要になりますが、手順は以下のとおりです。

1. パソコンで Gmail にアクセスします
2. 検索バーの右にある、検索オプションを表示アイコンをクリックします

3. From（送信者の名前やメールアドレス）、To（宛先）、件名などの条件を入力します
4. [フィルタを作成] をクリックします
5. [ラベルを付ける:] のチェックボックスをオンにします

6. 既存のラベルを付ける場合: プルダウン リストからラベルを選択します
   新規ラベルを付ける場合: [新しいラベル...] をクリックして、「新しいラベル」の画面でラベル名を入力して [作成] をクリックします
7. [フィルタを作成] をクリックします

以上の手順でフィルタを作成できます。設定後は、フィルタで設定した条件に該当するメールを受信すると、自動的に指定したラベルに振り分けられます。メールに付いたラベルは、スマホの Gmail アプリでも下の画像のように表示され、見分けがつきやすくなります。

フィルタは、自動でメールに [ラベルを付ける] だけでなく、下記の設定も自動で行うことが可能です。前項の手順 5 で選択できるので、詳細に設定したい場合には活用しましょう。

• 受信トレイをスキップ（アーカイブする）: 受信トレイに残しません
• 既読にする: 既読状態にします
• スターを付ける: 大切なメールにスター（★）を付けられます
• 転送する: 指定したメールアドレスに転送します
• 削除する: ゴミ箱に移動します
• 迷惑メールにしない: 迷惑メールに振り分けられないようにします
• 常に重要マークを付ける: 常に重要マーク ※1 が付きます
• 重要マークを付けない: 常に重要マーク ※1 が付きません
• 適用するカテゴリ: 受信トレイのカテゴリを選択できます
• ○件の一致するスレッドにもフィルタを適用する: 今回のフィルタと同じ条件である過去のメールにも適用できます

※1 重要マークは Gmail が判断して自動で付けるものですが、フィルタで設定することも可能です。詳細についてはヘルプセンターの Gmail での重要マークをご覧ください。

フィルタを作成した後で、フィルタの編集や削除をすることもできます。そのためにはパソコンの Gmail からの操作が必要で、手順は以下のとおりです。

1. パソコンで Gmail を開きます
2. 右上にある設定アイコン（歯車マーク）をクリックします
3. [すべての設定を表示] をクリックします
4. [フィルタとブロック中のアドレス] タブを開きます

5. ラベルを編集したい場合は手順 6 へ進み、ラベルを削除したい場合は手順 9 へ進みます
6. 条件の右側にある [編集] をクリックします
7. 条件を編集した後 [続行] をクリックします
8. フィルタの内容を確認して [フィルタを更新] をクリックします
9. 条件の右側にある [削除] をクリックします
10. 「フィルタの削除を確認」のポップアップが表示されたら [OK] をタップします

フィルタは詳細な検索にも活用できます。たとえば、特定のラベルや期間を指定して、検索結果を絞り込むことが可能です。この操作はパソコンとスマホの両方から可能ですが、スマホの Gmail アプリによる手順は以下のとおりです。

1. スマホで Gmail アプリを開きます
2. 検索バーをタップします
3. 検索バーの下にあるフィルタ（ [ラベル]、[From]、[宛先]、[添付ファイル]、[日付]、[未読]、[カレンダーの更新情報を除外]）を選択してタップします
4. フィルタの条件を指定します（下記はラベルの条件を指定する画像です）

5. 検索結果が表示されます

手順 3 と 4 を繰り返すことで複数のフィルタを組み合わせることができ、検索結果を絞り込むことができます。検索時に利用可能なフィルタの詳細は、ヘルプセンターの Gmail で検索するをご覧ください。