ファイル管理がこんなに楽になる!「Google ドライブ」の上手な使い方を紹介|スマホアプリ特集 Vol. 1

Android アプリ 2022.10.18
ファイル管理がこんなに楽になる!「Google ドライブ」の上手な使い方を紹介|スマホアプリ特集 Vol. 1

Google ドライブは、オンライン上にファイルを保存できるストレージで、Google アカウント 1 つにつき 15 GB まで無料で使えます。スマホからでもパソコンからでも、インターネット接続さえあればすぐにファイルにアクセスでき、Google ドキュメントやスプレッドーシートとも連携して文書の作成や編集も可能。さらに、他の人とのファイルの共有も簡単に行えます。Google ドライブで覚えておきたい操作の基本から応用まで、さまざまな角度からご紹介します。

ファイルの新規作成や編集などの基本を学ぼう

最初に、Google ドライブの基本的な画面構成や、ファイルの新規作成の方法、編集方法、よく使うファイルにアクセスする方法など、必ず押さえておきたい基本事項についてご紹介します。Google ドライブにはたくさんの機能がありますが、もっともよく使うのはこれらの機能ではないでしょうか。マスターすれば、外出先からでも手軽に書類の確認や修正、作成などができるようになりますよ。

※ Google ドライブがインストールされていない場合、Google Play ストアから無料でダウンロードできます。

ファイルの新規作成や編集などの基本を学ぼう

Google ドライブの画面には何が表示されるの?

Google ドライブのアイコン

まずは、Google ドライブの基本的な画面の見方を知っておきましょう。画面下部には [ホーム]、[スター付き]、[共有中]、[ファイル] の 4 つのタブ(左下の図)があり、それぞれのタブには下記が表示されます。

  • [ホーム]: 最近開いたファイルや、最近編集したファイル
  • [スター付き]:「スター」とよばれる★印をつけたファイル
  • [共有中]: 他のユーザーから共有されたファイルやフォルダ
  • [ファイル]: 自分の Google ドライブに保存されたすべてのファイルやフォルダ

Google ドライブの画面下部のタブとメインメニュー

また、Google ドライブ アプリの左上にあるメニューアイコン(≡)をタップするとメインメニュー(右上の図)が開き、直近で作成・編集したファイル一覧が見られる [最近使用したアイテム]、30日以内に削除したアイテム一覧が見られる [ゴミ箱]、各種設定が行える [設定] などが表示されます。

新しい書類の作成がスマホからラクラク!

スマホから Google ドキュメントや Google スプレッドシート、Google スライドのファイルを新規作成することができます。ちなみに、Google ドキュメントは文書、Google スプレッドシートは表計算、Google スライドはプレゼンテーションを作成するためのアプリ。いずれも無料で使うことができます。

【ファイルの新規作成方法】

  1. Google ドライブ アプリを起動
  2. 画面右下の追加アイコン(+)をタップ(左下の図)
  3. 作成したいファイルの種類を選択(右下の図)

ファイルの新規作成方法の手順 (2) (3)

外出先でも安心!スマホからファイルを編集できる

外出先で急に書類の修正が必要になったときも、Google ドライブに保存している Google ドキュメントや Google スプレッドシート、Google スライドなどのファイルなら、スマホからすぐに編集が可能です。ちょっとした修正のためにパソコンを開いたり、作業できるスペースを探したりすることなく、片手で手軽に作業が完了します。

【ファイルの編集方法】

  1. Google ドライブ アプリを起動
  2. 編集したいファイルをタップ
  3. 右下の編集アイコン(鉛筆マーク)をタップ(左下の図)
  4. 編集が完了したら、左上の完了アイコン(チェックマーク)をタップ(右下の図)

ファイルの編集方法の手順 (3) (4)

よく使うファイルに素早くアクセス

使う頻度の高いアイテムには、素早くアクセスできるように「スター」を付けておくと便利です。ファイルとフォルダのどちらにも付けることができ、スターを付けたファイルやフォルダは、[スター付き] タブに表示されるようになります。毎回フォルダをたどって目的のファイルを開く必要がなくなり、時間短縮にもなりますよ。

【スターを付ける方法】

  1. Google ドライブ アプリを起動
  2. ファイル名もしくはフォルダ名の右にあるその他アイコン(︙)をタップ(左下の図)
  3. [スターを追加] をタップ(右下の図)

スターを付ける方法の手順 (2) (3)

さらに便利な機能を使いこなそう

続いてご紹介するのは、オフラインでファイルを閲覧できるようにする方法や、ファイルのアップロードやダウンロードの方法、ファイルの共有方法、紙の書類をスキャンする方法など、Google ドライブをより便利に使いこなすために覚えておきたい機能です。基本の使い方を覚えた後は、ぜひこれらにもチャレンジしてみてはいかがでしょうか。

さらに便利な機能を使いこなそう

オフラインで Google ドライブのファイルを見るには?

Google ドライブはオンライン上にデータを保存する仕組みですが、ときにはネットに接続できない場所でファイルを見たいということもあるでしょう。そのような場合は、あらかじめファイルを個別にオフラインで閲覧できる状態にしておきましょう。

なお、オフラインで使用する場合、スマホの空き容量が減ってしまったり、オンラインになるまでは編集した内容をオンライン上に保存できなかったり、他のユーザーの編集が反映されなかったりすることに、ご注意ください。

【オフラインでの閲覧方法】

  1. Google ドライブ アプリを起動
  2. ファイル名の右にある その他アイコン(︙)をタップ(左下の図)
  3. [オフラインで使用できるようにする] をタップ(右下の図)

オフラインでの閲覧方法の手順 (2) (3)

スマホ内のファイルをアップロードするには?

上の項目で、Google ドキュメントや Google スプレッドシート、Google スライドを新規作成する方法をご紹介しましたが、それ以外のアプリで作成したファイルも Google ドライブにアップロードすることができます。大切なファイルをクラウドにバックアップして紛失に備えたり、パソコンやタブレットなど他のデバイスで使用したい場合に役立ちます。

【ファイルのアップロード方法】

  1. Google ドライブ アプリを起動
  2. 右下の追加アイコン(+)をタップ(左下の図)
  3. [アップロード] をタップ(右下の図)
  4. スマホ内に保存されているファイルの一覧が表示されたら、アップロードしたファイルをタップ

ファイルのアップロード方法の手順 (2) (3)

ファイルのダウンロードも簡単!

Google ドライブに保存しているファイルは、スマホ本体にダウンロードすることも可能です。ダウンロードしたファイルは、スマホ本体の [ダウンロード] フォルダから確認できます。

[ダウンロード] フォルダは、多くの Android スマホにあらかじめインストールされている Files by Google(アイコンには Files と表示されています)など、各種ファイル管理アプリを利用してご確認ください。

【ファイルのダウンロード方法】

  1. Google ドライブ アプリを起動
  2. ファイル名の右にある その他アイコン(︙)をタップ(左下の図)
  3. [ダウンロード] をタップ(右下の図)

ファイルのダウンロード方法の手順 (2) (3)

他の人に書類を見てもらいたいときは?

ファイルを他の人にも見てもらったり、一緒に編集したりしたい場合には、共有の機能を活用すると便利です。共有にはいくつかの方法がありますが、ここでは Google アカウント(Gmail アドレス)で共有相手を指定する方法をご紹介します。

【ファイルやフォルダの共有方法】

  1. Google ドライブ アプリを起動
  2. ファイル名もしくはフォルダ名の右にあるその他アイコン(︙)をタップ
  3. [共有] をタップ(左下の図)
  4. [ユーザーまたはグループ名を追加] に相手のメールアドレスを入力(右下の図)
  5. 相手に付与する権限を選択
  6. 右下の送信アイコン(紙飛行機マーク)をタップしてメールを送信

ファイルやフォルダの共有方法 (3) (4)

なお権限には、ファイルの整理・追加・編集を行える [編集者]、ファイルへのコメントのみ可能な [閲覧者 (コメント可)]、閲覧のみ可能な [閲覧者] があります。また、共有したファイルやフォルダは、相手の Google ドライブの [共有中] タブに表示されます。

使用する Google アカウントを切り替えるには?

複数の Google アカウントを持っている場合、それぞれを切り替えながら Google ドライブを使うことも可能です。

アプリ画面の右上にあるご自分の Google アカウントのアイコンをタップすると、そのスマホでログインしている Google アカウントの一覧が表示されるので、使いたいアカウントをタップしましょう。

アカウントが表示されない場合は、[別のアカウントを追加] をタップして、メールアドレスとパスワードを入力することで表示されるようになります。

紙資料を簡単デジタル化!

紙資料をスマホのカメラを使ってスキャンして、PDFファイルとして Google ドライブに保存することもできます。古い紙資料を整理したい場合などにぜひ活用したいものです。

【紙資料のスキャン方法】

  1. Google ドライブ アプリを起動
  2. 画面右下の追加アイコン(+)をタップ
  3. [スキャン] をタップ(左下の図)
  4. カメラが起動するので、書類を撮影(右下の図)
  5. 完了アイコン(チェックマーク)をタップ
  6. [保存] をタップ
  7. 保存先の [フォルダ] を選択して [保存] をタップ

紙資料のスキャン方法 (3) (4)

パソコン同期や追加容量などでもっと便利に

Google ドライブを使っているうちに、必要なファイルを間違って削除してしまうトラブルが発生したり、パソコンのファイルを同期してより便利に使いたくなったり、もっとたくさんのファイルを保存したくなったりすることがあるかもしれません。誤って削除してしまったファイルを復元する方法や、パソコン版 Google ドライブで同期したファイルを見る方法、ストレージ容量の追加購入の方法などについてご紹介します。

パソコン同期や追加容量などでもっと便利に

誤って削除してしまったファイルを復元する

不要になったファイルは、その他アイコン(︙)→ [削除] で削除することができます。削除後のファイルは、30 日間は [ゴミ箱] フォルダに残っているため、必要なファイルを間違って削除してしまった場合でも、復元することができます。あせらずに以下の操作を行いましょう。

【ゴミ箱からのファイル復元方法】

  1. Google ドライブ アプリを起動
  2. 左上の設定アイコン(≡)をタップ
  3. [ゴミ箱] をタップ(左下の図)
  4. 復元したいファイル右側のその他アイコン(︙)をタップ
  5. [復元] をタップ(右下の図)

ゴミ箱からのファイル復元方法の手順 (3) (5)

パソコンと同期したフォルダにアクセスする

Google ドライブには、パソコンにインストールして使う「パソコン版 Google ドライブ」が用意されています。パソコン版 Google ドライブで設定を行うことで、パソコン内の任意のフォルダを Google ドライブと同期して、どこからでもファイルにアクセスできるようになります。

同期の設定を行っている場合、[ファイル] タブの画面上にある [パソコン] タブに同期しているファイルが表示されます。

容量が足りなくなったらどうすればいい?

Google ドライブは、同じ Google アカウントの Google フォトや Gmail などの容量と合わせて 15 GB までは無料でストレージを使うことができます。保存するファイルが増え、容量が足りなくなった場合には、簡単に「Google One」で追加購入することも可能です。

追加購入は、容量に応じて 100 GB、200 GB、2 TB の 3 種類のプランがあり、それぞれ月払いと年払いのどちらかを選ぶことができます。さらに、「Google One」のメンバーになると 5 TB、10 TB、20 TB、30 TB のプランも選べるようになります。

【ストレージ容量の追加購入方法】

  1. Google ドライブ アプリを起動
  2. 左上の設定アイコン(≡)をタップ
  3. 下部の [保存容量を購入]  をタップ(左下の図)
  4. 購入するプランを選択して決済(右下の図)

ストレージ容量の追加購入方法の手順 (3) (4)

【Google One のプラン】

保存容量 月単位 年単位 ※1
15 GB 無料 無料
 100 GB 月額 ¥250 年額 ¥2,500
200 GB 月額 ¥380 年額 ¥3,800
2 TB 月額 ¥1,300 年額 ¥13,000
5 TB ※2 月額 ¥3,250 年額 ¥32,500
10 TB ※2 月額 ¥6,500
20 TB ※2 月額 ¥13,000
30 TB ※2 月額 ¥19,500

※1: 年単位プランは、17% オフとなります。

※2: 「Google One」メンバーのアップグレードのみとなります。

スキマ時間にスマホでファイル管理

Google ドライブで覚えておきたい操作を、さまざまな角度からご紹介しました。いつも持ち歩いているスマホから Google ドライブにアクセスして、ファイルを確認したり作成・編集したりできるので、作業の効率を大きくアップさせることも期待できます。ちょっとしたファイルの確認や修正のためだけにパソコンを開く必要がないので、スキマ時間の有効活用にもなりそうですね。

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※本記事で紹介した内容は、Android のバージョンや機種によって異なる場合があります。

※本記事で紹介した内容は、執筆時(2022年8月)のものです。

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