Gmail のアーカイブとは
Gmail の「アーカイブ」とは、メールを整理する機能のひとつです。受信したメールを受信トレイから見えない状態に設定できます。
Gmail 上で受信したメールは、自動振り分けの設定をしていない限り、受信トレイに保存されます。受信するメールが多ければ多いほど、受信トレイには多くのメールが溜まります。そのため、受信トレイの中から必要なメールを探しにくくなってしまうでしょう。
一度読めば用件が済むメールなら、読んだ後にすぐ削除すれば受信トレイには溜まりません。しかし、すぐには読まないけれど削除したくないメールも存在します。そうしたメールはアーカイブに移動しておくと、削除することなく受信トレイから見えない状態にできます。必要なメールが探しにくくなってきたと感じたときには、アーカイブを使ったメールの整理がオススメです。
なお、アーカイブはあくまで受信トレイから見えない状態にするだけの機能です。そのためアーカイブした分のメールのデータ量は、Gmail アカウントに保存できるデータ容量を使用しますので、アーカイブのしすぎには注意しましょう。
メールをアーカイブする操作方法
メールのアーカイブに関する操作は、非常にシンプルです。受信トレイに入ったメールのアーカイブ、またアーカイブしたメールの再確認など、アーカイブに関する操作方法を紹介します。
メールをアーカイブする
メールのアーカイブは、以下のいずれかの方法で行います。
- 受信したメールをタップし、画面上部にあるアーカイブ アイコンをタップする
- アーカイブしたいメールを左右どちらかにスワイプする
- アーカイブしたいメールを長押しし、選択状態にしてからアーカイブ アイコンをタップする
なお、受信トレイに残したいメールを間違ってアーカイブしてしまった場合には、アーカイブ操作を行った直後に画面下部に表示される「元に戻す」をタップすれば、すぐに受信トレイに戻すことができます。「元に戻す」が表示されるのはわずかな時間ですので、戻したいときにはすぐに操作を行いましょう。
アーカイブしたメールを確認する
アーカイブしたメールは受信トレイからは消えますが、以下の方法で好きなときに閲覧できます。
【検索する手順】
- 画面上部の [メールを検索] をタップします
- 対象のメールに含まれるキーワードを入力し、検索アイコンをタップします
【確認する手順】
- 左上にあるメニューアイコンから [すべてのメール] をタップします
なお、どちらの方法もアーカイブされたメールを含む、ゴミ箱・迷惑メールを除いたすべてのメールを対象としています。アーカイブされたメールだけを検索・確認できるわけではありませんのでご注意ください。
アーカイブしたメールを受信トレイに戻す
一度行ったアーカイブを解除し、以下の手順で受信トレイに戻すことも可能です。
- メールを開きます
- 右上にあるその他アイコンをタップします
- [受信トレイに移動] をタップします
複数のメールを同時に受信トレイに戻す場合は、移動させたいメールを長押しして選択状態にし、同様に [受信トレイに移動] をタップしましょう。
「アーカイブ」「ミュート」「ラベル」の使い分け
Gmail にはアーカイブのほかにも「ミュート」「ラベル」といったメールを整理する機能があります。それぞれ異なる特徴があり、メールの重要性や目的に応じて使い分けることで、Gmail を便利に使いやすく整理できます。
やりとりが終わったメールは「アーカイブ」
アーカイブは受信トレイから見えない状態にする機能ですが、メールそのものが消えているわけではありません。アーカイブしているメールに対する返信メールは受信トレイに保存されます。
相手とのやりとりがいったん終わってアーカイブしたメールでも、もし返信が来たら受信トレイで確認し対応することができます。普段は見返すことがなくても、返信は確認しておきたいメールはアーカイブを使って整理するとよいでしょう。
自分には関係が無いメールは「ミュート」
「ミュート」はアーカイブ同様に、メールを受信トレイ上に表示させない機能です。アーカイブとの違いは、返信メールの受信後です。ミュートしたメールに対して返信があっても、アーカイブとは異なり受信トレイには残りません。
自分とは関係がないメールのやりとりの CC に入れられている場合や、反応が必要ないメーリングリストでのやりとりが続いている場合など、今後返信の必要がないメールはミュートを検討してもよいでしょう。
メールを分類するなら「ラベル」
「ラベル」は特定の条件に応じてメールを分類する機能です。後で読むメールや、タスクが完了したメールなどをわかりやすく分類できます。
仕事上で受信するメールを顧客別に分類したい場合、任意のサービスからの連絡メールなどにラベルを付けて、複数のメールを分類して見分けやすくするといった使い方ができるでしょう。
また、一つのメールに複数のラベルを設定することも可能です。
※デバイスによって使用できる機能は異なります。詳しくはヘルプページをご覧ください。
アーカイブを活用して受信トレイをきれいにしよう
受信トレイはいつのまにかいっぱいになってしまうものです。メールが溜まりすぎてしまうと、必要なメールも見落としやすくなってしまいます。定期的にアーカイブで受信トレイを整理し、見やすい受信トレイをキープしましょう。
※本記事で紹介した内容は、一部ご利用になれないデバイスなどもあります。本製品またはその一部の機能などを利用できるかどうかは OEM およびデバイスメーカーによって異なります。
▼関連記事
