Gmail のアーカイブとは
Gmail の「アーカイブ」とは、メールを整理する機能の一つです。受信したメールを保管して受信トレイから一時的に隠す機能のことです。
Gmail 上で受信したメールは、自動振り分けの設定をしていない限り、受信トレイに保存されます。受信するメールが多ければ多いほど、受信トレイには多くのメールが溜まります。そのため、受信トレイの中から必要なメールを探しにくくなってしまうでしょう。
一度読めば用件が済むメールなら、読んだ後にすぐ削除すれば受信トレイには溜まりません。しかし、すぐには読まないけれど削除したくないメールも存在します。そうしたメールはアーカイブに移動しておくと、削除することなく受信トレイから見えない状態にできます。必要なメールが探しにくくなってきたと感じたときには、アーカイブを使ったメールの整理がおすすめです。
なお、アーカイブはあくまで受信トレイから見えない状態にするだけの機能です。そのためアーカイブした分のメールのデータ量は、Gmail アカウントに保存できるデータ容量を使用しますので、アーカイブのしすぎには注意しましょう。
メールをアーカイブする操作方法
メールのアーカイブに関する操作は、非常にシンプルです。受信トレイに入ったメールのアーカイブ、またアーカイブしたメールの再確認など、アーカイブに関する操作方法を紹介します。
メールをアーカイブする
メールのアーカイブは、以下のいずれかの方法で行います。
- 受信したメールをタップし、画面上部にあるアーカイブ アイコンをタップする
- アーカイブしたいメールを左右どちらかにスワイプする
- アーカイブしたいメールを長押しし、選択状態にしてからアーカイブ アイコンをタップする
なお、受信トレイに残したいメールを間違ってアーカイブしてしまった場合には、アーカイブ操作を行った直後に画面下部に表示される [元に戻す] をタップすれば、すぐに受信トレイに戻すことができます。
[元に戻す] が表示されるのはわずかな時間ですので、戻したいときにはすぐに操作を行いましょう。
アーカイブしたメールを確認する
アーカイブしたメールは受信トレイからは消えますが、[すべてのメール] から確認したり、検索したりできます。アーカイブしたメールを確認する方法は以下のとおりです。
【[すべてのメール] から確認する手順】
[すべてのメール] には、ごみ箱に入れたメールと迷惑メールを除く、すべてのメールが保存されています。
受け取ったばかりのメールをアーカイブした場合、一覧から探していたメールを見つけられるでしょう。
- Gmail アプリを開きます
- 画面左上のメニューアイコン
をタップします
- [すべてのメール] をタップします
【アーカイブしたメールのみを検索する手順】
アーカイブしたメールのみを一覧で表示したい場合は、検索演算子を使用してアーカイブしたメールを絞り込みましょう。
- Gmail アプリを開きます
- 画面上部の [メールを検索] をタップします
- 「-in:spam -in:trash -is:sent -in:drafts -in:inbox」と入力して検索します
- アーカイブしたメールのみが一覧で表示されます
【キーワードで検索する手順】
アーカイブしたメールに含まれるキーワードがわかる場合は、キーワード検索を使用しましょう。
- Gmail アプリを開きます
- 画面上部の [メールを検索] をタップします
- 対象のメールに含まれるキーワードを入力して検索します
- 検索したキーワードを含むメールが一覧で表示されます
アーカイブしたメールを受信トレイに戻す
一度行ったアーカイブを解除し、以下の手順で受信トレイに戻すことも可能です。
- Gmail アプリで、アーカイブしたメールを開きます
- 画面右上にあるその他アイコン
をタップします
- [受信トレイに移動] をタップします
複数のメールを同時に受信トレイに戻す場合は、移動させたいメールを長押しして選択状態にし、同様に [受信トレイに移動] をタップしましょう。
「アーカイブ」「ミュート」「ラベル」の使い分け
Gmail にはアーカイブのほかにも「ミュート」「ラベル」といったメールを整理する機能があります。それぞれ異なる特徴があり、メールの重要性や目的に応じて使い分けることで、Gmail を便利に使いやすく整理できます。
やりとりが終わったメールは「アーカイブ」
アーカイブは受信トレイから一時的に隠す機能で、メールそのものが消えているわけではありません。アーカイブしているメールに対する返信メールは受信トレイに保存されます。
相手とのやりとりが終わりアーカイブしたメールに対して、もし返信が来た場合は受信トレイで確認できるので、見逃すことなく対応できます。頻繁に見返すことがなくても、相手からの返信は確認しておきたいものです。このようなメールはアーカイブして整理するとよいでしょう。
自分には関係が無いメールは「ミュート」
「ミュート」はアーカイブ同様に、メールを受信トレイ上に表示させない機能です。アーカイブとの違いは、返信メールの受信後です。ミュートしたメールに対して返信があっても、アーカイブとは異なり受信トレイには残りません。
自分とは関係がないメールのやりとりの中で CC に入れられている場合や、プロジェクト全体のメールやメーリングリストなど基本的にこちらで反応の必要がないメールはミュートを検討してもよいでしょう。
メールを分類するなら「ラベル」
「ラベル」は特定のメールに SNS で利用するハッシュタグのようにタグ付けして分類する機能です。任意のタグを付けることで、ラベルごとに表示されるので、メールの整理に役立つでしょう。たとえば、案件ごとのメールやタスクが完了したメールなどにラベルを付けるとわかりやすく分類できます。
仕事上で受信するメールを顧客別に分類したい場合、取引先の社名やプロジェクト名などのラベルをメールにつけておけば、受信トレイのメール一覧にラベルが表示され、複数のメールを分類して見分けやすくできるでしょう。また、一つのメールに複数のラベルを設定することも可能です。
※デバイスによって使用できる機能は異なります。詳しくはヘルプセンターのラベルを作成して Gmail を整理するをご覧ください。
アーカイブを活用して受信トレイをきれいにしよう
受信トレイはいつのまにかいっぱいになってしまうものです。メールが溜まりすぎてしまうと、必要なメールも見落としやすくなってしまいます。定期的にアーカイブ機能で受信トレイを整理し、見やすい受信トレイをキープしましょう。
※本記事で紹介した内容は、Android のバージョンや機種によって異なる場合があります。
※本記事は、2024 年 8 月時点に Google Pixel 8（Android 14）で検証しました。
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