いつでもどこでも作業ができる Google スプレッドシートを活用しよう

Google スプレッドシートを利用するとき、特別なソフトの購入やインストールは不要です。すべての機能をクラウド上で実行できます。また、無料で利用できるため、導入しやすいことがメリットといえるでしょう。

Google スプレッドシートは一つのシートを離れた場所にいる複数人が共有でき、複数のデバイスから同時に編集できます。

編集内容はリアルタイムに保存され、誰がどの部分を編集しているかがすぐに分かるので同時作業がはかどるでしょう。また、編集した内容は自動で保存され、編集履歴も残るため安心です。

アプリをインストールすれば、スマホでも Google スプレッドシートを利用できます。パソコンが手元に無いときでも簡易的な編集を行えるので、外出先で内容を確認したいときや、手直しをしたい場合などに役立つでしょう。

アプリも無料で利用できるため、スマホやタブレットなど複数のデバイスにインストールしておくと便利です。お使いのスマホにアプリがインストールされていない場合は、Google Play ストア からインストールできます。

Microsoft Excel（.xlsx）ファイルをアップロードして、Google スプレッドシートで編集することができます。また、逆に作成したシートをダウンロードして、他のプログラムで開くこともできます。

互換性があるので、Microsoft Excel（.xlsx）、OpenOffice Calc、PDF（.pdf）形式、カンマ区切りの値（.csv）、タブ区切り形式（.tsv）、ウェブページ（.zip）などのファイルをダウンロード可能です。

特定の相手、もしくは複数人とスプレッドシートを共有できます。共有相手に付与するアクセス権限の種類を [編集者] 、[コメント可] 、[閲覧者] から選択可能です。最大 100 人までは、作成したオーナーが権限付与すれば、ユーザーが同時に編集できます。

100 人を超えるユーザーと共有をしたい場合は、ファイルをウェブページとして公開する必要があります。スプレッドシート全体、または個別のシートを選び [ファイル] から [ウェブに公開] を選択すると、独自の URL を持つウェブページとしてファイルのコピーが作成されます。

※ウェブページとして公開すると誰でも閲覧可能になるので、情報の取扱いに注意しましょう。

※ウェブページとして公開されたものは一部のユーザーのみ以外は編集できません。

編集した内容や変更履歴は、セル単位で確認できます。[ファイル] から [変更履歴] を選び、[変更履歴を表示] を選択しましょう。[変更履歴] からは、いつ、誰が、どのセルを変更したのか、などの履歴の閲覧が可能です。また、変更時点からの復元も簡単に行えます。

Google スプレッドシートは、関数を使った数式を作成できます。合計値を出力する「SUM」や平均値を出力する「AVERAGE」などの基本的な関数に加えて、指定したスプレッドシートからセルの範囲を読み込める「IMPORTRANGE」など独自の関数を使用できます。

他にも、配列数式から返された値を複数行または複数列に表示できる「ARRAYFORMULA」や、テキストを別の言語に翻訳する「GOOGLETRANSLATE」など、多くの関数をサポートしています。

※その他、使用できる関数については こちらをご覧ください。

あらかじめ設定しておけば、インターネットが繋がっていない場合でもスプレッドシートを編集できます。設定するには Android スマホで Google スプレッドシート アプリを開き、[設定] から [最近使用したファイルをオフラインで使用可能にする] をオンにします。

オンラインになったときに変更した内容が同期されますが、データ通信料が気になる場合は [Wi-Fi 経由でのみファイルを転送] をオンにしておきましょう。Wi-Fi 接続が利用できないときは、ファイルのアップロードや更新が一時停止するようになります。

スマホでは画面が小さいため、表が見にくいケースもあります。テーマを変更することで背景を黒、白文字に変更できます。ダークモードが有効な場合、メニューに「ライドモードで表示」が追加され、ライトモードの場合にどのように表示されるかをプレビューで確認することもできます。このテーマは変更しても自分以外のユーザーには影響がないため、自分が見やすいテーマを選びましょう。

変更する場合は、アプリの [設定] から [テーマ] をタップして [ライト]、[ダーク]、[システムのデフォルト] の中からモードを選択します。ライトは背景が白くなり、ダークはグレーや黒などの暗めの色に調整されます。