Google ドキュメントは何がすごい? 代表的な機能や使いこなすポイント

Android アプリ 2022.10.18
Google ドキュメントは何がすごい? 代表的な機能や使いこなすポイント

Google ドキュメントという名前は聞いたことがあるけれど、何かよくわからない、どのように使えば良いのかを知りたい。このように思われている方は少なくないかもしれません。Google ドキュメントは多くの機能を備えているため、使いこなせば効率よく文章を作成できます。本記事では Google ドキュメントの主な機能に加えて、知っておきたい機能を紹介します。

Google ドキュメントの特徴

Google ドキュメントは、文書ファイルをブラウザで作成・編集できるサービスです。Google アカウントがあれば誰でも無料で利用でき、Google ドキュメント アプリをインストールすればスマホやタブレットなどでも操作可能です。ここでは、知っておきたい Google ドキュメントの特徴について解説します。

Google ドキュメントの特徴

複数人で同時編集できる

Google ドキュメントは、最大 100 人のユーザーが同時に閲覧・編集・コメント追加などを行えます。誰がどの部分を編集しているのかわかるため、共同作業がしやすく便利です。また、ユーザーごとに [閲覧者]、[閲覧者(コメント可)]、[編集者] の中から選んで権限を付与できるため、文書を管理しやすいのも特徴です。

自動保存に対応

編集した内容はリアルタイムに保存されます。変更履歴からの復元が簡単に行えるため、自分でバックアップする手間を省けます。また、複数人で編集している場合、誰がいつ、どこを変更したのかがすぐにわかります。

※保存履歴の確認や復元はブラウザから可能です。

※ブラウザとアプリでは、機能や項目名などが異なる場合があります。

Word の形式にも対応

Google ドキュメントは、Microsoft Word ファイルに対応しています。読み込めばすぐにオンラインで編集でき、Microsoft Word(.docx)、OpenDocument(.odt)、リッチ テキスト形式(.rtf)、PDF ドキュメント(.pdf)、書式なしテキスト(.txt)、ウェブページ(.html、zip)、EPUB Publication(.epub)の形式でダウンロードできます。

Android スマホでドキュメントを快適に編集しよう

アプリをインストールすれば、スマホでも Google ドキュメントを編集できます。パソコンが手元になくても、隙間時間に作業できて便利です。ここでは、Android スマホで Google ドキュメントを編集する方法や、知っておきたいアプリの設定について説明します。

Android スマホでドキュメントを快適に編集しよう

公式アプリをインストールしよう

スマホで Google ドキュメントを利用する場合は、Android スマホで Google Play ストアにアクセスし、Google ドキュメント アプリをインストールしましょう。複数の端末をお持ちの場合は各デバイスにインストールしておくと便利です。

オフラインでドキュメントを編集する

あらかじめ設定しておけば、オフラインでも文書を編集できます。設定するには Google ドキュメント アプリを開き、左上にある設定アイコン(≡)をタップします。[設定] から「最近使用したファイルをオフラインで使用可能にする」をオンにすれば、オフラインでも編集可能です。

アプリを見やすい色に調整する

アプリのテーマを選択すると、Googleドキュメント アプリの色を変更できます。アプリを開いて左上の設定アイコン(≡)をタップし、[設定] をタップしましょう。「モードを選択」から [ダークモード]、[ライトモード]、[システムのデフォルト] からテーマを選べば、アプリの色が自動調整されます。テーマを変更しても他のユーザーには影響がないので、自分が見やすい色に設定しましょう。

Google ドキュメントで活用したい機能

Google ドキュメントには、活用するとさらに便利になる機能がたくさんあります。使いこなせば作業の効率化を図れるでしょう。ここでは、活用したい機能を解説します。

Google ドキュメントで活用したい機能

テンプレート機能

テンプレート一覧画面

Google ドキュメントには、ブラウザ、アプリ共に多くのテンプレートが用意されています。履歴書や手紙、提案書、パンフレットなど、作成したい文書に合わせてテンプレートを選びましょう。デザインも整っているので仕上がりも美しく、一から文書を作成する手間が省けるため、時間の短縮化にもつながります。

ブラウザでテンプレートを使う場合はドキュメントのページにアクセスし、右上の [テンプレート ギャラリー] から選択できます。Google ドキュメント アプリでは、右下の追加アイコン(+)をタップした後 [テンプレートを選択] をタップして、使いたいテンプレートを選びましょう。

スペルチェック機能

スペルや文法をチェックできる機能を利用すれば、スペルミスを見逃しにくくなります。ブラウザの場合は左上のスペルチェック アイコンから、Google ドキュメント アプリの場合は編集アイコン(鉛筆マーク)をタップした後、その他アイコン(︙)から [スペルチェック] をタップして行えます。英語、スペイン語、フランス語、ポルトガル語、イタリア語で自動修正や文法の訂正案を確認できます。

提案モード、コメント機能

提案モードにすると、文書の内容を変えずに変更を提案できます。提案した内容はドキュメントの作成オーナーが承認するとテキストが置き換えられます。

また、特定箇所へのコメントにひもづいてコメント返信も可能です。複数人で文書を作成する際に役立つ機能といえるでしょう。

提案モードを使うときは、ブラウザの場合、右上にある [編集] から [提案] を選択すると提案モードになります。また、コメントを追加する場合は、該当箇所を選択してツールバーにある [コメント追加] ボタンをクリックしましょう。

Google ドキュメント アプリで提案モードを使うときは、ドキュメントを開いた状態でその他アイコン(︙)をタップし、「変更を提案」をオンにしましょう。コメントを追加する場合は、テキストを選択した後その他アイコン(︙)をタップして [コメントを追加] をタップしてください。

データ探索機能

Google ドライブ内やウェブ上から、ドキュメントの作成に役立つファイルや画像などを確認できます。ブラウザの場合は右下のデータ探索アイコンをクリックし、Google ドキュメント アプリの場合は編集画面からその他アイコン(︙)をタップして [データ探索] をタップしましょう。検索ボックスにキーワードを入力すると、ウェブや画像の検索結果が表示されます。また、ブラウザの場合は引用アイコンをクリックすると、URL やページタイトルなどを脚注として引用できます。

※脚注の引用など、一部の機能はブラウザでのみ利用できます。

音声入力機能

音声入力機能を使えば、テキストを音声で入力できます。文字起こしをしたいときにも便利です。パソコン上の Chrome ブラウザで音声入力する場合は、[ツール] から [音声入力] を選択してください。Android スマホのキーボードアプリで入力するときは、キーボードのマイクボタンをタップしてから入力したい内容を話しましょう。

アドオンでもっと便利に

アドオンと呼ばれる拡張機能を利用すれば、標準で用意されていない機能も使えるようになります。Google ドキュメント用のアドオンをインストールするには、パソコンで Google Workspace Marketplace にアクセスし [ドキュメントとの連携] を選択しましょう。必要に応じてインストールし、活用してください。

※アドオン開発者のデータのプライバシーやセキュリティ方針など利用規約をご確認のうえ、自己責任でインストールを行い、使用を検討しましょう。

※アプリに関してサポートが必要な場合は、アプリの掲載情報で提供されるサポート チャネルを使用して、デベロッパーに直接ご連絡ください。

※一部有料のアドオンもあります。

※アドオンによる拡張機能は、ブラウザから利用できます。

Google ドキュメントを活用して、効率の良い文書作成を

Google ドキュメントの代表的な機能や使いこなすポイントについて解説しました。無料で誰でも利用できるため始めやすいのに加えて、複数人で文書を作成するのにぴったりのサービスといえるでしょう。また、Android スマホでも編集できるため、隙間時間での作業が可能です。Google ドキュメントを活用して、より早く、より良い文書を作成してください。

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※本記事で紹介した内容は、Android のバージョンや機種によって異なる場合があります。

※本記事で紹介した内容は、執筆時(2022 年 8 月)のものです。

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