いつでもどこでも作業ができる Google スプレッドシートを活用しよう

Android アプリ 2022.10.18
いつでもどこでも作業ができる Google スプレッドシートを活用しよう

Google スプレッドシートは、表計算シートをクラウド上で作成・編集できる Google のサービスです。インターネット環境と Google アカウントがあれば、どなたでも無料で利用できます。また、アプリを利用すれば、スマホやタブレットなどのデバイスからも利用できるので、外出先や移動時間など、いつでもどこでも作業が可能です。誰でも手軽に使い始められる便利なサービスで多くの機能が搭載されていますが、具体的に何ができるのか分からない、という方もいるかもしれません。本記事では Google スプレッドシートの特徴や、使いこなすポイントを解説します。

Google スプレッドシートの特徴

ここでは、Google スプレッドシートの特徴を 3 つ紹介します。

Google スプレッドシートの特徴

インターネット接続があれば利用可能

Google スプレッドシートを利用するとき、特別なソフトの購入やインストールは不要です。すべての機能をクラウド上で実行できます。また、無料で利用できるため、導入しやすいことがメリットといえるでしょう。

複数人でリアルタイムに共同編集

Google スプレッドシートは一つのシートを離れた場所にいる複数人が共有でき、複数のデバイスから同時に編集できます。

編集内容はリアルタイムに保存され、誰がどの部分を編集しているかがすぐに分かるので同時作業がはかどるでしょう。また、編集した内容は自動で保存され、編集履歴も残るため安心です。

スマホアプリで外出先でも編集可能

アプリをインストールすれば、スマホでも Google スプレッドシートを利用できます。パソコンが手元に無いときでも簡易的な編集を行えるので、外出先で内容を確認したいときや、手直しをしたい場合などに役立つでしょう。

アプリも無料で利用できるため、スマホやタブレットなど複数のデバイスにインストールしておくと便利です。お使いのスマホにアプリがインストールされていない場合は、Google Play ストア からインストールできます。

Google スプレッドシートで活用したい機能

Google スプレッドシートは表計算ソフトとして利用できるのはもちろん、使い勝手がよくなる便利な機能が多数あります。使いこなせば、より効率よく快適に表の作成や編集を行えるでしょう。ここでは知っておきたい便利な機能を紹介します。

※一部、ブラウザ版でのみ有効な機能があります。

Google スプレッドシートで活用したい機能

他のファイル形式との互換性

Microsoft Excel(.xlsx)ファイルをアップロードして、Google スプレッドシートで編集することができます。また、逆に作成したシートをダウンロードして、他のプログラムで開くこともできます。

互換性があるので、Microsoft Excel(.xlsx)、OpenOffice Calc、PDF(.pdf)形式、カンマ区切りの値(.csv)、タブ区切り形式(.tsv)、ウェブページ(.zip)などのファイルをダウンロード可能です。

共有機能

特定の相手、もしくは複数人とスプレッドシートを共有できます。共有相手に付与するアクセス権限の種類を [編集者] 、[コメント可] 、[閲覧者] から選択可能です。最大 100 人までは、作成したオーナーが権限付与すれば、ユーザーが同時に編集できます。

100 人を超えるユーザーと共有をしたい場合は、ファイルをウェブページとして公開する必要があります。スプレッドシート全体、または個別のシートを選び [ファイル] から [ウェブに公開] を選択すると、独自の URL を持つウェブページとしてファイルのコピーが作成されます。

※ウェブページとして公開すると誰でも閲覧可能になるので、情報の取扱いに注意しましょう。

※ウェブページとして公開されたものは一部のユーザーのみ以外は編集できません。

変更履歴

編集した内容や変更履歴は、セル単位で確認できます。[ファイル] から [変更履歴] を選び、[変更履歴を表示] を選択しましょう。[変更履歴] からは、いつ、誰が、どのセルを変更したのか、などの履歴の閲覧が可能です。また、変更時点からの復元も簡単に行えます。

関数機能

Google スプレッドシートは、関数を使った数式を作成できます。合計値を出力する「SUM」や平均値を出力する「AVERAGE」などの基本的な関数に加えて、指定したスプレッドシートからセルの範囲を読み込める「IMPORTRANGE」など独自の関数を使用できます。

他にも、配列数式から返された値を複数行または複数列に表示できる「ARRAYFORMULA」や、テキストを別の言語に翻訳する「GOOGLETRANSLATE」など、多くの関数をサポートしています。

※その他、使用できる関数については こちらをご覧ください。

スマホで使うときの便利な設定

Google スプレッドシート アプリを利用すれば、シートをスマホで編集できます。パソコンが手元に無くても、隙間時間で作業できるのは大きなメリットといえるでしょう。ここでは、知っておきたいアプリの設定について解説します。

※一部、ブラウザ版と機能が異なる場合があります。

スマホで使うときの便利な設定

事前設定でオフラインでも作業できる

あらかじめ設定しておけば、インターネットが繋がっていない場合でもスプレッドシートを編集できます。設定するには Android スマホで Google スプレッドシート アプリを開き、[設定] から [最近使用したファイルをオフラインで使用可能にする] をオンにします。

オンラインになったときに変更した内容が同期されますが、データ通信料が気になる場合は [Wi-Fi 経由でのみファイルを転送] をオンにしておきましょう。Wi-Fi 接続が利用できないときは、ファイルのアップロードや更新が一時停止するようになります。

色のテーマを変更してもっと見やすくできる

スマホでは画面が小さいため、表が見にくいケースもあります。テーマを変更することで背景を黒、白文字に変更できます。ダークモードが有効な場合、メニューに「ライドモードで表示」が追加され、ライトモードの場合にどのように表示されるかをプレビューで確認することもできます。このテーマは変更しても自分以外のユーザーには影響がないため、自分が見やすいテーマを選びましょう。

変更する場合は、アプリの [設定] から [テーマ] をタップして [ライト]、[ダーク]、[システムのデフォルト] の中からモードを選択します。ライトは背景が白くなり、ダークはグレーや黒などの暗めの色に調整されます。

Google スプレッドシートで効率よく作業しよう

Google スプレッドシートは複数人で同時に編集できるため、作業の効率化を図れます。また、電波の届かないところでも編集できるため、場所を選ばずに作業できるのも大きなメリットといえるでしょう。色のテーマ変更など、アプリならではの機能も活用すれば更に使いやすくなるはずです。本記事を参考にして、Google スプレッドシートを活用してください。

※本記事で紹介した内容は、Android のバージョンや機種によって異なる場合があります。

※本記事で紹介した内容は、執筆時(2022 年 8 月)のものです。

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